NexPOS — Tài liệuTổng quan tồn kho
Cách NexPOS quản lý tồn kho theo từng kho/điểm bán — ba loại tồn kho (thực tế, đang giao dịch, có thể bán), quan hệ kho và điểm bán, các nghiệp vụ làm thay đổi tồn kho và phân quyền.
NexPOS quản lý tồn kho theo từng kho hàng (gắn với điểm bán): mỗi sản phẩm có quản lý tồn kho sẽ được theo dõi số lượng tồn riêng tại mỗi kho, và tự động cập nhật khi bán hàng, nhập hàng, chuyển kho hay điều chỉnh.
Ba loại tồn kho
Trên các màn hình tồn kho và báo cáo, NexPOS phân biệt ba chỉ số:
| Chỉ số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tồn kho (tồn thực tế) | Số lượng thực tế đang có trong kho. Chỉ giảm khi đơn hàng hoàn thành, và tăng/giảm theo nhập hàng, chuyển kho, điều chỉnh, đơn hoàn. |
| Tồn kho đang giao dịch | Số lượng đang bị giữ bởi các đơn hàng chưa hoàn thành (đang chờ thanh toán, đang xử lý…). |
| Tồn kho có thể bán | Số lượng còn có thể bán, tính bằng Tồn thực tế − Tồn đang giao dịch. Đây là giá trị quyết định khi tạo đơn. |
Tồn kho có thể bán = Tồn kho − Tồn kho đang giao dịch. Khi rê chuột vào cột Tồn kho có thể bán, hệ thống hiển thị số lượng Tồn kho đang giao dịch tương ứng.
Kho hàng và điểm bán
Mỗi kho hàng được gắn với một điểm bán duy nhất (một điểm bán chỉ cấu hình được thành một kho). Tồn kho luôn được tính theo từng kho/điểm bán, nên cùng một sản phẩm có thể có số tồn khác nhau ở mỗi điểm bán.
Mỗi thương hiệu có một kho mặc định. Khi một đơn hàng đã hoàn thành bị hoàn trả, tồn kho được cộng trả về kho mặc định.
Trước khi thiết lập tồn kho, bạn cần khai báo danh sách kho — xem Cấu hình kho hàng.
Tồn kho thay đổi khi nào
Các nghiệp vụ sau đây làm thay đổi tồn kho của sản phẩm:
| Nghiệp vụ | Tác động đến tồn kho |
|---|---|
| Thiết lập tồn kho đầu kỳ | Đặt tồn thực tế ban đầu khi tạo sản phẩm |
| Nhập hàng (phiếu nhập) | Tăng tồn thực tế tại kho nhận |
| Chuyển kho | Giảm tồn ở kho gửi, tăng tồn ở kho nhận |
| Điều chỉnh tồn kho (phiếu nhập/xuất điều chỉnh) | Tăng (nhập điều chỉnh) hoặc giảm (xuất điều chỉnh) tồn thực tế |
| Điều chỉnh thủ công trên màn hình Tồn kho | Đặt lại hoặc tăng/giảm trực tiếp số tồn |
| Đơn hàng hoàn thành | Giảm tồn thực tế và tồn đang giao dịch |
| Đơn hoàn (trả hàng) | Cộng trả tồn thực tế (về kho mặc định) |
Với chu trình đơn hàng, tồn đang giao dịch được giữ ngay khi đơn vào trạng thái chờ (chờ thanh toán / chờ xử lý) và được giải phóng khi đơn hoàn thành (chuyển thành giảm tồn thực tế) hoặc khi đơn bị hủy (trả lại tồn đang giao dịch). Nhờ vậy, hệ thống luôn giữ đúng tồn kho có thể bán để tránh bán vượt số lượng.
Khi tạo đơn tại POS, nếu sản phẩm không đủ tồn, hệ thống báo lỗi "Sản phẩm không đủ tồn kho nguyên liệu, vui lòng điều chỉnh số lượng" và tô đỏ các sản phẩm thiếu tồn.
Phân quyền quản lý tồn kho
Quyền thao tác với tồn kho phụ thuộc vào vai trò người dùng:
| Vai trò | Quyền |
|---|---|
| Chủ sở hữu | Toàn bộ quyền |
| Quản lý thương hiệu | Thiết lập tồn đầu kỳ; điều chỉnh tồn thủ công; toàn quyền quản lý kho, nhập kho, chuyển kho |
| Quản lý điểm bán | Xem & điều chỉnh tồn kho, xem và xác nhận phiếu nhập/chuyển kho — chỉ với các kho mình quản lý |
| Thu ngân | Xem tồn kho và xem danh sách/chi tiết phiếu nhập/chuyển kho của kho mình quản lý (không xác nhận) |
Bắt đầu
Tạo phân nhóm khách hàng
Xây dựng bộ điều kiện phân nhóm khách hàng trên NexPOS — bốn nguồn điều kiện (hồ sơ, hành vi, lịch sử đơn hàng, sản phẩm đã mua), nhóm điều kiện AND/OR và xem trước số khách phù hợp.
Cấu hình kho hàng
Khai báo và quản lý danh sách kho hàng theo điểm bán trên NexPOS — tạo kho, chỉnh sửa, bật/tắt trạng thái, đặt kho mặc định và xóa kho.