NexPOS — Tài liệuYêu cầu trả hàng
Quản lý yêu cầu trả hàng trên NexPOS — nhân viên tạo và xử lý phiếu trả hàng tại điểm bán (hoàn tiền, nhận hàng về kho) và khách hàng tự yêu cầu trả hàng từ Storefront.
NexPOS hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời yêu cầu trả hàng (trả hàng nhận lại tiền, không đổi hàng). Có hai luồng tạo: nhân viên tạo tại điểm bán, hoặc khách hàng tự tạo từ Storefront và nhân viên xử lý. Mỗi phiếu trả có mã dạng RTH-XXXXX và gắn với một đơn hàng gốc đã Hoàn thành.
Vòng đời yêu cầu trả hàng
Một yêu cầu trả hàng đi qua các trạng thái sau:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chờ xác nhận | Khách gửi yêu cầu từ Storefront, chờ nhân viên tiếp nhận (chỉ có ở luồng Storefront) |
| Chưa nhận hàng | Yêu cầu đã được tiếp nhận (hoặc nhân viên tạo), nhưng hàng chưa về kho |
| Đã nhận hàng | Hàng trả đã nhập kho chi nhánh; có thể chưa hoàn tiền hoặc đã hoàn một phần |
| Hoàn thành | Đã nhận hàng và đã hoàn đủ tiền (tự động chuyển khi hoàn đủ) |
| Từ chối | Nhân viên từ chối yêu cầu của khách (chỉ có ở luồng Storefront) |
| Đã hủy | Khách tự hủy (khi đang Chờ xác nhận) hoặc nhân viên hủy trước khi nhận hàng |
- Luồng nhân viên tạo (tại điểm bán): phiếu bắt đầu ở Chưa nhận hàng (hoặc Đã nhận hàng nếu chọn nhận và nhập kho ngay) → hoàn tiền → Hoàn thành.
- Luồng khách tạo (Storefront): Chờ xác nhận → nhân viên Tiếp nhận → Chưa nhận hàng → nhận hàng → hoàn tiền → Hoàn thành; hoặc nhân viên Từ chối.
Danh sách trả hàng
Vào Điểm Bán → chọn chi nhánh → BÁN HÀNG → Danh sách trả hàng.
Màn hình gồm các tab trạng thái (Tất cả, Chờ xác nhận, Chưa nhận hàng, Đã nhận hàng, Hoàn thành, Đã hủy, Từ chối) và bảng với các cột: Mã trả hàng, Nguồn (điểm bán hay Storefront), Ngày tạo, Khách hàng, Đơn hàng gốc, Sản phẩm trả, Giá trị hoàn, Trạng thái, Nhân viên tạo.
Bạn có thể tìm kiếm theo mã trả/mã đơn/tên/SĐT khách và lọc theo Ngày tạo, Khách hàng, Nhân viên tạo và Phương thức hoàn tiền.
Tạo yêu cầu trả hàng
Chọn "Tạo yêu cầu trả hàng" để bắt đầu.
Chọn đơn hàng gốc
Hộp thoại Chọn đơn hàng hiển thị các đơn đủ điều kiện trả (chỉ đơn ở trạng thái Hoàn thành). Tìm theo mã đơn/SĐT/tên khách, sau đó chọn đơn cần trả.
Điền thông tin phiếu trả
Thông tin khách hàng, đơn hàng gốc và chi nhánh được tự động điền. Người dùng khai báo:
- Lý do trả hàng (bắt buộc): Khách đặt nhầm / Hàng hỏng / Hàng lỗi / Lý do khác.
- Ghi chú (tùy chọn, tối đa 255 ký tự) và ảnh chụp (tối đa 5 hình, mỗi hình ≤ 10MB).
- Sản phẩm trả hàng: chọn sản phẩm và số lượng trả (tối đa bằng số đã mua). Đơn giá trả mặc định bằng đơn giá gốc, có thể giảm xuống nếu hàng bị hư hỏng một phần. Hệ thống tính Cần hoàn tiền = tổng (đơn giá trả × số lượng trả).
Chọn cách nhận hàng và hoàn tiền
- Nhận hàng trả lại: chọn "Đã nhận và nhập kho" (cộng tồn kho ngay) hoặc "Chưa nhận hàng" (cập nhật tồn kho sau khi xác nhận nhận hàng ở chi tiết phiếu).
- Hoàn tiền ngay (tùy chọn): bật để hoàn tiền ngay khi tạo — chọn Phương thức (Tiền mặt / VNPay / Momo / Banking), nhập Số tiền hoàn và Mã giao dịch (bắt buộc với VNPay/Momo/Banking). Nếu tắt, phiếu lưu ở trạng thái chưa hoàn để xử lý sau.
Chọn "Tạo yêu cầu trả hàng" để hoàn tất; hệ thống sinh mã RTH-XXXXX và mở trang chi tiết phiếu.
Chi tiết và xử lý phiếu trả
Mở một phiếu từ danh sách để xem chi tiết và thực hiện các thao tác theo trạng thái. Mọi thao tác đều được ghi vào Lịch sử hoạt động.
- Tiếp nhận / Từ chối (phiếu từ Storefront, trạng thái Chờ xác nhận): Tiếp nhận để xử lý tiếp, hoặc Từ chối kèm Lý do từ chối (bắt buộc, tối đa 500 ký tự).
- Xác nhận đã nhận hàng (trạng thái Chưa nhận hàng): khi hàng trả về kho — hệ thống cộng tồn kho và chuyển trạng thái sang Đã nhận hàng.
- Hoàn tiền (trạng thái Đã nhận hàng, còn phải hoàn > 0): mở hộp thoại hoàn tiền (phương thức, số tiền, mã giao dịch). Hỗ trợ hoàn nhiều lần; khi Còn phải hoàn = 0, phiếu tự động chuyển Hoàn thành.
- Hủy yêu cầu: hủy phiếu (chuyển Đã hủy). Nếu hàng đã nhập kho, hệ thống cảnh báo và đảo lại tồn kho khi hủy.
Khi một yêu cầu trả hàng hoàn tất, đơn hàng gốc được đánh dấu "đã hoàn hàng". Sản phẩm được hoàn lại sẽ cộng vào tồn kho của chi nhánh đang thao tác — xem Tổng quan tồn kho.
Yêu cầu trả hàng từ khách (Storefront)
Ngoài luồng nhân viên tạo, khách hàng có thể tự yêu cầu trả hàng trên Storefront.
- Tạo yêu cầu: tại trang chi tiết đơn hàng đã Hoàn thành, khách chọn "Yêu cầu trả hàng", chọn sản phẩm và số lượng muốn trả, chọn Lý do trả (Hàng lỗi / Không đúng mô tả / Không vừa / Đổi ý / Khác), thêm ảnh và ghi chú (tối đa 500 ký tự) nếu cần. Khách không nhập giá hay thông tin hoàn tiền — phần này do nhân viên xử lý.
- Theo dõi trạng thái: sau khi gửi, yêu cầu ở trạng thái Chờ xác nhận; khách có thể xem danh sách và chi tiết yêu cầu, kèm thông báo trạng thái (đã tiếp nhận, đã nhận hàng, hoàn thành, hoặc lý do bị từ chối).
- Hủy yêu cầu: khách chỉ có thể tự hủy khi yêu cầu còn ở trạng thái Chờ xác nhận.
Nhân viên tiếp nhận và xử lý các yêu cầu này tại Danh sách trả hàng như mô tả ở trên.
Sản phẩm/danh mục hoặc thời hạn không đủ điều kiện trả được quản lý tại Chính sách đổi trả.
Quản lý đơn hàng
Hướng dẫn quản lý đơn hàng tập trung trên NexPOS qua trình duyệt (PC/laptop) và ứng dụng POSApp (máy POS/tablet/smartphone).
Tổng quan Trang đặt hàng
Trang đặt hàng là website bán hàng online của riêng từng thương hiệu Retail trên NexPOS — có đường dẫn/tên miền riêng, giao diện theo thương hiệu, và đơn hàng đổ thẳng về điểm bán.