Hóa đơn điện tử S-Invoice

NexPOS hỗ trợ liên kết với phần mềm hóa đơn điện tử S-Invoice (Viettel) để tự động phát sinh và quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho các đơn hàng.

I. Hướng dẫn kết nối và thiết lập đồng bộ hóa đơn

1. Thiết lập kết nối phần mềm S-invoice

Để kết nối tài khoản của phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice, người dùng truy cập vào phân hệ Thiết lập tài khoản và chọn Thêm kết nối Hóa đơn điện tử.

Sau đó, người dùng tiếp tục khai báo các thông tin được yêu cầu:

• Tài khoản phần mềm hóa đơn điện tử

• Mã số thuế của Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh đã đăng ký để xuất hóa đơn điện tử

• Lựa chọn mẫu hóa đơn đã đăng ký trước đó để sử dụng

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng chọn Hoàn thành để kết nối với S-invoice.

Các tài khoản và mẫu hóa đơn kết nối thành công sẽ hiển thị trong danh sách kết nối phát hành hóa đơn điện tử.

Nếu mẫu hóa đơn nào không còn sử dụng, người dùng có thể chọn Hủy kết nối để xóa khỏi danh sách.

2. Thiết lập đồng bộ hóa đơn điện tử theo điểm bán

Người dùng cần thiết lập đồng bộ HĐĐT cho điểm bán để hệ thống ghi nhận thông tin đồng bộ HĐĐT cho các đơn hàng thuộc điểm bán.

Người dùng truy cập vào Điểm bán, chọn Cài đặt, chọn Cài đặt bán hàng, tại đây người dùng thao tác:

• Bật Tự động phát sinh HĐĐT cho điểm bán này.
• Lựa chọn cổng kết nối/mẫu hóa đơn được sử dụng để xuất HĐĐT.
• Lựa chọn Xuất HĐĐT cho đơn hàng chưa hoàn thành nếu người dùng muốn tạo hóa đơn nháp ở tất cả các trạng thái của đơn hàng. (Nếu không tích chọn thì sẽ chỉ đồng bộ khi đơn hàng ở trạng thái Hoàn thành)
• Bật Tự động phát hành các HĐĐT nháp mỗi ngày: Nếu người dùng muốn S-invoice tự động phát hành các hóa đơn nháp phát sinh trong ngày vào 23h30 mỗi ngày.

3. Thiết lập đồng bộ hóa đơn điện tử theo kênh bán

NexPOS cho phép người dùng có thể bật/tắt đồng bộ HĐĐT ở từng kênh bán theo nhu cầu của người dùng.

Tại phân hệ Thương hiệu, người dùng chọn Thương hiệu có kênh bán, chọn Kênh bán, truy cập Chi tiết kênh bán cần thiết lập, chọn Cài đặt khác và bật Tự động phát sinh HĐĐT cho kênh bán này.

Khi không còn nhu cầu đồng bộ HĐĐT tự động, người dùng thao tác tắt Tự động phát sinh HĐĐT cho kênh bán này.

4. Thiết lập thuế suất của hàng hóa

Người dùng cần thiết lập mức thuế suất cho từng loại hàng hóa được bán ra.

Trong trường hợp các hàng hóa chưa được thiết lập, hệ thống sẽ mặc định giá bán của hàng hóa này là giá chưa bao gồm thuế và áp dụng thuế suất 8%.

Để thiết lập thuế suất cho hàng hóa, người dùng truy cập phân hệ Thương hiệu, chọn Thương hiệu cần thiết lập, chọn Danh sách sản phẩm và chọn Sửa sản phẩm cần cập nhật thuế suất.

Người dùng thao tác theo các bước sau:

Sau đó người dùng chọn Lưu để hoàn thành cập nhật thông tin.

II. Khởi tạo và quản lý hóa đơn điện tử

1. Quản lý danh sách hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành các thiết lập liên kết đồng bộ HĐĐT và thuế suất của hàng hóa trên NexPOS thì khi có phát sinh đơn hàng trên kênh bán, điểm bán đã được bật kết nối thì hệ thống sẽ tự động sinh hóa đơn nháp trên hệ thống S-invoice.

Người dùng truy cập Điểm bán, chọn Danh sách để truy cập danh sách quản lý HĐĐT để xem các thông tin:

• Thống kê số hóa đơn gắn với mỗi đơn hàng.
• Các thông tin giá trị đơn hàng.
• Trạng thái phát hành của hóa đơn.
• Nếu cần xem hóa đơn trực tiếp trên NexPOS, người dùng chọn biểu tượng tùy chọn ở cuối dòng và chọn Xem hóa đơn.

2. Nhập thông tin khách hàng nhận hóa đơn điện tử khi tạo đơn hàng

Cách 1: Nhập thông tin khi tạo đơn

Trên giao diện Tạo đơn hàng, người dùng tích chọn Khách có nhu cầu xuất HĐĐT để khai báo Thông tin phát hành hóa đơn điện tử.

Cách 2: Cập nhật tại Danh sách Hóa đơn điện tử

Khi cần cập nhật thông tin người mua nhận HĐĐT sau khi tạo đơn hàng, người dùng truy cập Danh sách HĐĐT, tìm đơn hàng cần cập nhật thông tin và chọn Điều chỉnh thông tin.

Hệ thống sẽ chuyển hướng sang trang quản lý hóa đơn của S-invoice, người dùng thao tác nhập thông tin và chọn Cập nhật hóa đơn chưa phát hành để lưu thông tin điều chỉnh.